時間管理で人生の可能性が広がる。タイムマネジメントが上手くなる4つのポイント

「新しいスキルを身につけたい」
「夢に向けてパラレルキャリアを実現したい」
「仕事以外の時間をアクティブに過ごしたい」
「NPO活動へ参加したい」

そんな想いがあるにもかかわらず、忙しくてなかなかその時間を確保できない方も多いはず。

本業だけに忙殺されずパラレルキャリアを実現するには、「タイムマネジメント」が欠かせません。そこで今回は、タイムマネジメントのポイントや時間管理に役立つスマートフォンアプリをご紹介します。時間に追われる生活を抜け出し、自己実現のための時間を創出していきましょう。

単なるスケジュール管理ではない！？タイムマネジメントとは

「タイムマネジメント」とは、時間管理のテクニックのこと。多忙な日々を過ごす現代人にとって、タイムマネジメントは決してビジネスシーンのみで求められるものではありません。やるべきこと・やりたいことの両方に対して、私生活を含む24時間をいかに配分していくかが問われます。

特に、パラレルキャリアを実現したい人や、仕事以外の活動に注力して自己実現していきたい方は、本業だけにリソースを奪われないためにも日頃の時間の使い方を細かく管理する必要があります。

ここでひとつ気を付けたいのが、タイムマネジメントとスケジュール管理の違いです。スケジュール管理は、やるべきことを把握して着実にこなすことを言います。それに対してタイムマネジメントは、目標を達成するための計画を立て、それに従って時間をコントロールすること。つまり、“やりたいこと”を意識しながら自分の行動を管理し、時間を割いていくことを指します。

タイムマネジメントの重要性

タイムマネジメント能力がないと無駄な残業が増え、私生活に影響を及ぼしてしまうことも。パフォーマンスが悪化して仕事に差し支えるばかりか、複業やスキルアップのために時間を割くこともできません。やるべきことや時間に追われる悪循環にはまってしまいます。

一方で、タイムマネジメントが上手くできれば業務が効率化され、残業時間削減や生産性の向上にも繋がります。きっちり定時内で仕事が終われば、自分のやりたいことに時間を割くこともできるでしょう。

精神的にも余裕が生まれ、日々の生活も充実します。複業にも挑戦することができ、自分の目標や夢に一歩近づくことができるでしょう。

適切なタイムマネジメントは、仕事だけでなく、日々の生活や精神状態にも好影響をもたらすのです。

タイムマネジメントを上手に行うポイント

ここまではタイムマネジメントの概要と重要性についてお伝えしてきました。それでは、実際にタイムマネジメントを上手に行うためのポイントをご紹介します。

まず、タイムマネジメントのポイントは2点。

・時間を使うべきところに使う
・時間あたりの生産性を上げる

では時間を使うべきところに使い、時間あたりの生産性を上げるにはどうすればいいのでしょうか。

 
1 タスクの整理
タイムマネジメントの基本は、タスク整理。ToDoリストなどを活用してタスクを洗い出すことで、やるべきことが明確になり、効率的な方法を選択しやすくなります。

その際のポイントは、大きなタスクは細分化すること。大きなタスクを分解することで、「これならできそう」という気になり、モチベーションの低下を防げます。また、仕事の抜け漏れ防止や質の向上にもつながる効果も。

24時間のうち睡眠時間などは固定で考え、仕事に充てられる時間を意識しながらスケジューリングしましょう。

 
2　　優先順位づけ

“重要度”と“緊急度”をもとにタスクを分類するのが優先順位づけのコツ。重要・緊急のものから消化することで、時間的にも精神的にも余裕が生まれるでしょう。逆に、重要度・緊急度が低いタスクに関しては、本当に必要かどうかの判断が必要です。

また、メールの返信や文書のコピーなど、簡単に終わるものに関しては優先度が低くてもすぐに片付けてしまうのがベター。後回しにしてしまうと、タスクが溜まる要因となります。

 
3　　目標や締め切りを数値化
目標や締め切りは、客観的に判断できるように数値化しておくことが大切。例えば、「契約を取る」という漠然とした目標ではなく「1日に営業先を3件回る」という明確な目標のほうが、最終的なゴールも見えやすく、達成度合いを判断する手がかりにもなります。

また、明確な期限がないタスクにも締め切りを設けましょう。期限は早めに設定するのがコツです。こうすることで、先延ばしになりがちなタスクも確実にこなせるほか、余裕を持って終わらせたり、完成度を上げたりすることができます。

 
4 余裕のあるスケジュール設定
あまりにも余裕のないスケジュールは、破綻しやすくなります。仕事はもちろんのこと、生活でも予想外の事態が起こるが多々ありますので、バッファを持たせてスケジューリングしましょう。まずは必須タスクをこなし、余った時間を使って優先度が低めのタスクに時間を充てることをおすすめします。

プロジェクトごとにタスクを整理。複業家におすすめの時間管理アプリ

タイムマネジメントでは、時間の使い方を計画・実行した後に、「予定通りできたか？」 「無駄な時間はなかったか？」 といった点を確認し、反省点を次のスケジューリングに反映させることが大切です。

そこで役立つのが、スマートフォンなどで利用できる「時間管理アプリ」。何にどれだけ時間を使っているかを可視化できるので、PDCAを回しながらタイムマネジメント力を伸ばすことができます。

時間管理が苦手だと感じている方や、時間を上手に確保したいという方は、以下に紹介するようなアプリを活用して自分の時間の使い方をチェックしてみましょう。

「Toggle」

画像出典：Toggle

「Toggle」は時間管理アプリの定番。iOS・Androidやwebブラウザなどのマルチデバイスで同期でき、ログをプロジェクト・クライアント・タグなど細かく設定して記録・分析できるので、仕事からプライベートまで臨機応変に対応可能です。パラレルキャリアをしていると、タスクや取引する案件がどうしても増えてしまうもの。本業、複業をまとめてアプリで管理すれば、漏れもなく仕事に打ち込むことができます。

アプリを開けばすぐにタイマーを開始できるシンプルさが魅力。もちろん後から内容や時間を編集することもできます。自分なりの設定で詳細なログを取って分析したり、スマートフォン・PCの両方から操作したりしたい方の期待に応えてくれるでしょう。

「Toggle」の公式ホームページはこちら

「aTimeLogger」

画像出典：aTimeLogger

本業や複業といった“仕事”だけでなく、家庭や自分の時間もしっかりと管理したいパラレルワーカーの方はこちらがおすすめ。

「aTimeLogger」はiOS・Androidに対応するアプリ（有料・高機能版の「aTimeLogger2」はiOSのみ）。デフォルトで睡眠・仕事・食事といったカテゴリはアイコンとともに用意されているので、面倒な設定なしにタイムログを取ることができます。

ログは編集でき、詳細をメモしたりカテゴリを追加したりすることも可能。結果はグラフで分析できるほか、デイリー表示で1日の行動記録を俯瞰して見ることもできます。

「aTimeLogger」の公式ホームページはこちら

「Life Analytics」

画像出典：Life Analytics

「Life Analytics」は、GPSの位置情報を元に生活時間を自動的に分析してくれる新しいタイプのログアプリです（iOSのみに対応）。初期設定で自宅や職場、よく行く場所を登録し、iPhoneを持ち歩くだけで簡単にログが取れます。いちいち書き込んだり、時間をはかったり記録してられない！という忙しいパラレルワーカーの方におすすめです。

スポットごとに自宅・仕事・買い物といったカテゴリを設定しておけば、自分が何にどれくらいの時間を使っているのかがグラフで一目瞭然。とにかく手軽に、位置情報を利用しておおまかな行動記録を取りたい人にもってこいのアプリです。

「Life Analytics」の公式ホームページはこちら

タイムマネジメントは自己実現への近道！

「時は金なり」と言われるように、時間はとても貴重な財産。時間がないことを嘆くより、行動しましょう。大きな目標に近づくには、限られた時間を有効活用して一歩ずつ進んでいくことが近道です。

タイムマネジメントで時間に余裕ができれば、精神的にもゆとりが生まれ、パラレルキャリアなどの自己実現の可能性もぐっと高まるはず。思い描く未来をつかみとるために、まずは日頃の時間の使い方を考えてみてはいかがでしょうか。