常にマルチタスクなあなたへ。2枚目の名刺ホルダー3名が教える、スケジュール管理術

2017年がやってきました。
新年を迎え、これから手帳を買い換える予定の方も多いのでは。
でも、ちょっと待ってください！その手帳って本当に必要ですか？

試しに、去年1年使っていた手帳を開いてみて。買いたての頃こそ書き込みが多いけれど、後半になるにつれて余白が増えている……。そんな方は、もしかしたら手帳自体、いらないのかもしれません。
逆に、カレンダーアプリでスケジュール管理をしているけれど使いこなせていないという方は、手帳の使い方を工夫した方が効率的な可能性も。

今回は、常にたくさんのタスクやスケジュールを抱えている「2枚目の名刺」を持つ3名の方に、それぞれのスケジュール管理術をお聞きしてみました。パラレルワーカーの方はもちろん、新社会人の方、手帳に予定が書ききれない……なんて方も、ぜひ参考にしてみてください！

仕事とプライベートを「つなぐ」手帳―― 二枚目の名刺 廣

・廣 優樹
NPO法人 二枚目の名刺代表。
2009年に「二枚目の名刺プロジェクト」を立ち上げ、2011年にNPO法人化。もうひとつの名刺は商社勤務。3人の娘を持つ父親。

■使用ツール…手帳（NOLTY）、Googleカレンダー、紙のカレンダー

会社での仕事、NPO法人での活動、育児……と複数の顔を持つ二枚目の名刺 代表の廣。スケジュール管理の工夫点を聞くと、「スタンダードに手帳を使っていますが、強いて言うなら“色分け”をしています」との答えが。

会社の予定はオフィスで共有されているスケジューラー、二枚目の名刺の予定はGoogleカレンダー、家族の予定は小さい娘さんでも読める紙のカレンダー……と、スケジュール管理ツールはシーンによってバラバラ。
それらを“つなぐ”ために、会社＝黒、二枚目の名刺＝青、家族関係＝赤、その他＝緑 と色を決め、手帳にそれぞれの予定を書き入れているそうです。

「会社（＝一枚目）の詳細な予定はあえて手帳にはつけず、出社・退社時間と優先度の高い案件のみ書くことにしています」と廣。色分けをすることで、どの時間帯に何をしているかが直感的に分かるそう。「今週は会社の仕事ばかりやってるな、とか、二枚目の名刺の活動が家族の時間を圧迫してるな、と気づくことができるので、1週間を見渡してバランスをとることができています」。

また、朝起きたらまず奥様とスケジュールの変更点を共有し、会社に着き次第、会社のスケジューラーで予定を社員と共有しているとのこと。「子どもとの約束があって、毎週水曜日は定時の17時30分に帰っているので、会社のスケジューラーにも『水曜日は退社』と入れています」。

★廣の管理術

・1冊の手帳で仕事＆プライベートの予定を一元管理
・手帳は家族の予定、仕事の予定、その他で色分け
・仕事の詳細な予定までは手帳に書かず、優先度の高い案件のみ記入

Googleカレンダーでシンプルに一括管理―― 幸田フミさん

・幸田 フミさん
ニューヨークのファッションマーケティング会社でWebデザイナーとして勤務したのち、2003年に株式会社ブープランを創業。代表取締役として、企業のWebマーケティング全般に携わっている。
近年は株式会社FUMIKODAを設立しバッグのプロデュースを行ったり、特定非営利活動法人BLUE FOR TOHOKUの理事を務めるなど、Webに留まらずさまざまな活動を行っている。

■使用ツール…Googleカレンダー

（※「Googleカレンダー」使用イメージ）

ブープランの代表、FUMIKODAの代表兼クリエイティブディレクター、NPO法人の理事……など、実に5つ以上の肩書きを持つ幸田フミさん。

幸田さんは、自著『手帳なんていらない～ソーシャルネットワーク時代の情報整理術』の中で、手帳は持たずスマートフォンに情報を集約するスタイルを提唱しています。そんな幸田さんのスケジュール管理方法はとてもシンプルで、使用ツールはGoogleカレンダーのみ。

シングルマザーでもある幸田さんは、「予定は『仕事』『息子』『プライベート』の3つに分けています」と話します。『プライベート』は自分だけで見られるように、『仕事』は社員さんと仕事の予定を共有、『息子』では息子さんと塾や歯医者といったスケジュールを共有しているそう。

Googleカレンダーは、iPhoneで情報管理をし始めた2008年頃から一貫して使用されているとのこと。会社の管理ツールがないフリーランスの方やパラレルワーカーの方には特に、すべて1箇所にまとめる幸田さん流の管理法はおすすめです。

★幸田さんの管理術

・使用ツールはGoogleカレンダーのみ！
・「仕事」「プライベート」「息子」を振り分けて管理

さまざまなタスク＆スケジュール管理アプリを駆使！―― モリジュンヤさん

・モリジュンヤさん
横浜国立大学経済学部卒業後、2010年に『greenz.jp』編集部に参加。2011年からフリーのライター、エディターとして『THE BRIDGE』『マチノコト』『soar』等メディアブランドの立ち上げに携わり、テクノロジー、ビジネス領域を中心に複数の媒体に寄稿。2015年に編集コンサルティングファーム「inquire」を設立。

（※「Trello」使用イメージ）

■使用ツール…Googleカレンダー、Macのカレンダーアプリ、Any.Do、Slack、Trello

編集コンサルティングファーム「inquire Inc.」CEO、NPO理事、フリーランスのライターなど、さまざまな顔を持つモリジュンヤさん。幸田さんと同じくスケジュール管理はデジタル派ですが、複数のツールを活用しているタイプです。

モリさんは主に「Googleカレンダー」で個人・仕事のスケジュール管理を、「Trello」で仕事で関わっているプロジェクトのタスク管理を行っているそう。Trelloではプロジェクトごとにボードを作成し、Googleカレンダーと連携させることで〆切を把握。チームで導入しているチャットツール「Slack」とも連携させて、タスクに動きがあった時にチャットで通知される設定にしています。

また、個人だけのタスク管理では「Any.Do」というアプリを使用。Any.Doでタスクの日時を設定しておくと、スマートフォンのカレンダーアプリ上でもタスクが表示されるので便利です。

モリさんは仕事柄、アポイントや取材が多くなりがちなので、週のうちでできる限り予定を入れない日を作るようにしているそう。その日はタスクの整理を含め、ゆっくり考える時間としても活用しているのだそうです。

★モリさんの管理術

・Googleカレンダーを中心に、他のアプリを連携
・Trelloは仕事のタスク管理用、Any.Doは個人のタスク管理用
・チャットツールSlackはTrelloと連携させ、タスクに動きがあった時に通知

紙？デジタル？自分の時間の使い方に合った効率的な方法を！

手帳管理派の方もデジタル管理派の方も、自分の手に馴染んだ管理法を変えるには少し勇気がいるかもしれません。
一概には言えませんが、廣のようにそれぞれのスケジュールのバランスを重視したい人や、思いついた瞬間にメモをとりたい人には手帳が、モリさんのようにアポイントなどでスケジュールの変動が多い方にはデジタルのツールが向いていると感じました。

2枚目、3枚目の名刺を持つということは、その分、管理すべきタスクが増えるということでもあります。オンオフをはっきり分けたい方にも、仕事とプライベートの境目をあまり意識していない方にも、スケジュール管理は必須。
自分に合いそうなスケジュール・タスク管理法が見つかった方は、今年から真似してみてはいかがでしょうか？